Bogføringsloven fra 2022 (lov nr. 700 af 24. maj 2022) gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark. Loven stiller krav til, hvordan transaktioner registreres, hvad et bilag skal vise, hvor længe materialet skal gemmes, og hvilke systemer bogføringen skal foregå i. De generelle regler trådte i kraft 1. juli 2022. Kravene om digital bogføring er indfaset senere og i trin. Loven er ikke ændret siden vedtagelsen.

Her gennemgår vi de regler, der har størst betydning i den daglige bogføring for en mindre virksomhed.

Registrering af transaktioner

Alle transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt, efter at de forhold, der ligger til grund for dem, foreligger (§ 7, stk. 1). En transaktion er i loven defineret som en handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden.

Virksomheder, der på grund af deres kompleksitet, antallet af transaktioner eller transaktionernes omfang ikke kan registrere hvert enkelt køb eller salg, kan i stedet registrere samlede køb eller salg på grundlag af daglige kasseopgørelser (§ 7, stk. 2). Det er relevant for en restaurant med mange små kontantsalg eller kortsalg over disken.

Loven kræver også et transaktionsspor og et kontrolspor:

  • Transaktionssporet betyder, at hver registrering kan følges til årsregnskab, momsopgørelse og lignende, og at tallene der kan opløses i de registreringer, de består af (§ 8).
  • Kontrolsporet betyder, at hver registrering kan dokumenteres med et bilag og indeholder en henvisning til det. Hver registrering skal også have en tidsmæssig placering i bogføringen (§ 9, stk. 1).

Registreringer kan foretages i danske kroner, euro eller anden relevant fremmed valuta. Registrerer virksomheden i fremmed valuta, skal regnskabsmaterialet indeholde oplysninger om fx transaktionsdagens kurs, så beløbet altid kan regnes om til danske kroner (§ 10).

Virksomheden skal desuden lave de afstemninger, der er nødvendige for at have et opdateret grundlag for moms, skat og årsrapport. Afstemningen skal senest være lavet, når fristen for den pågældende indberetning udløber (§ 11).

Hvad et bilag skal dokumentere

Et bilag er efter loven enhver nødvendig dokumentation for de transaktioner, der registreres. Eksterne bilag kommer fra andre end virksomheden selv, fx en leverandørfaktura. Øvrige bilag er interne (§ 3, nr. 5).

Lovens eget minimumskrav er, at bilaget indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet. Det skal tydeligt vise transaktionsdato og beløb. Bygger registreringen på et eksternt bilag, skal der henvises til det. Rettes et bilag, skal både det oprindelige indhold og ændringen tydeligt fremgå (§ 9, stk. 2 og 3).

For virksomheder, der er omfattet af kravet om digital bogføring, siger bekendtgørelse nr. 1383 af 29. november 2023, at dokumentation for køb og salg skal opbevares i det digitale bogføringssystem. Fra 1. januar 2026 gælder kravet alle virksomheder, der er omfattet af pligten til digital bogføring (bekendtgørelse nr. 302 af 20. marts 2025). Det gælder dokumentation, der som minimum indeholder:

  1. udstedelsesdato
  2. leverancens art
  3. beløb
  4. afsender og modtager, herunder navn, adresse og CVR- eller SE-nummer
  5. momsbeløbets størrelse
  6. betalingsoplysninger.

Kassestrimler fra et salgsregistreringssystem er undtaget fra dette krav. Det samme er dokumentation, der kun findes på papir og modtages ved køb eller salg uden for Danmark.

Momsreglerne stiller selvstændige krav til fakturaens indhold. Dem gennemgår vi i artiklerne om moms.

Vil du have kravene på ét ark, så brug tjeklisten: Hvad skal et bilag vise?, som du kan printe.

Opbevaring i 5 år

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (§ 12, stk. 1). Regnskabsmateriale omfatter blandt andet registreringer, bilag, beskrivelsen af bogføringsprocedurer og de regnskaber og opgørelser, som lovgivningen kræver (§ 4).

Materialet må ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, og det skal sikres mod fejl og misbrug (§ 13). Ophører virksomheden, har den senest fungerende ledelse ansvaret for, at materialet fortsat opbevares (§ 14).

Virksomheder, der skal aflægge årsrapport, eller som har en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår, skal også have en skriftlig beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Den skal forklare, hvordan alle transaktioner registreres løbende, hvordan materialet opbevares sikkert, og hvilke medarbejdere der er ansvarlige (§ 6).

Krav om digitalt bogføringssystem

Virksomheder, der skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, eller som har en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår, skal registrere transaktioner og opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem (§ 16, stk. 1). Systemet skal enten være registreret hos Erhvervsstyrelsen eller selv opfylde lovens krav (§ 16, stk. 2). Bruger virksomheden et ikke-registreret system, er det virksomheden selv, der skal sikre, at kravene er opfyldt.

Et digitalt bogføringssystem skal blandt andet understøtte løbende registrering med angivelse af bilag, opbevaring af registreringer og bilag i 5 år, automatisk sikkerhedskopiering og automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer (§ 15). Bogfører en anden virksomhed for dig, gælder de samme krav for den bogføring (§ 17).

Hvornår gælder kravet for din virksomhed

Kravet er sat i kraft i trin:

  • Årsregnskabspligtige virksomheder med et registreret standardsystem, fx ApS og A/S: fra første regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere.
  • Årsregnskabspligtige virksomheder med et ikke-registreret system: fra første regnskabsår, der starter 1. januar 2025 eller senere.
  • Personligt ejede virksomheder og andre erhvervsdrivende virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport: fra første regnskabsår, der starter 1. januar 2026 eller senere, hvis nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår har været over 300.000 kr. Det følger af bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025. Har virksomheden forskudt regnskabsår, gælder kravet altså ikke midt i et regnskabsår.

Et selskab, der leverer rådgivning, et softwarefirma organiseret som ApS og en restaurant drevet som selskab er derfor alle omfattet i dag. En konsulent i enkeltmandsvirksomhed med kalenderår som regnskabsår er omfattet fra 1. januar 2026, hvis omsætningen har ligget over grænsen to år i træk.

Kilder

Vil du se, hvordan &numbers håndterer det i din bogføring? Book et uforpligtende møde på 30 minutter.

Book en snak