Kort svar: Du skifter bogholder i fire trin: læs din nuværende aftale, vælg et skæringstidspunkt, sørg for at du selv har adgang til system, bilag og bank, og lav en skriftlig overdragelse af det, der står åbent. Det bedste tidspunkt er typisk, når en momsperiode er afsluttet og afstemt. Ansvaret for bogføringen ligger hos din virksomhed hele vejen igennem.

Artiklen er til dig, der overvejer at skifte bogholder eller allerede har besluttet dig. Den slutter med en tjekliste, du kan bruge til selve overdragelsen.

Hvornår er det tid til at skifte

Der er sjældent ét stort problem. Oftere er det de samme små ting, der gentager sig:

  • Tallene kommer for sent. Du ser først, hvordan en måned gik, når den næste er godt i gang.
  • Bilag hober sig op. Bogføringen bliver lavet i ryk, typisk lige før momsfristen.
  • Svar tager tid. Et simpelt spørgsmål om en udgift kræver en mail og flere dages ventetid.
  • Prisen er uklar. Du ved ikke på forhånd, hvad en måned koster, eller hvad der er med.
  • Du har ikke selv adgangen. Bogføringen ligger i et system, som bogholderen ejer, og du kan ikke selv se den.

Det sidste punkt er det vigtigste at få løst, uanset om du skifter eller ej.

Før du siger op

Læs din nuværende aftale, før du siger op. Find svar på fire spørgsmål:

  1. Hvad er opsigelsesvarslet? Det afgør, hvornår den nye bogholder tidligst kan overtage.
  2. Hvem ejer systemet? Er regnskabsprogrammet oprettet i din virksomheds navn, eller i bogholderens? Står det i bogholderens navn, skal data flyttes eller eksporteres.
  3. Hvad sker der med bilag og tidligere år? Du skal kunne finde regnskabsmaterialet frem i 5 år efter udgangen af regnskabsåret, også det, den gamle bogholder har lavet.
  4. Hvad er med i den sidste periode? Aftal, om den gamle bogholder afslutter og afstemmer den sidste måned eller momsperiode, og om det koster ekstra.

Vælg et skæringstidspunkt

Skæringstidspunktet er den dato, hvor ansvaret for at bogføre går fra den gamle til den nye bogholder. Alt før datoen er den gamle bogholders opgave, alt efter er den nyes. Jo tydeligere den grænse er, jo færre huller og dobbeltposteringer.

To tidspunkter er naturlige:

  • Efter en afsluttet momsperiode. Den gamle bogholder afslutter og afstemmer perioden. Den nye starter på en ren periode.
  • Ved et nyt regnskabsår. Det giver det reneste snit, men kræver, at du venter.

Du kan godt skifte midt i en periode. Så skal det aftales præcist, hvem der bogfører, afstemmer banken og angiver moms for den periode, der er delt mellem jer.

Tjekliste: overdragelsen

Brug listen som en fælles plan med både den gamle og den nye bogholder.

Før skæringstidspunktet

  1. Sig op skriftligt, og få skæringstidspunktet bekræftet.
  2. Sørg for, at din virksomhed har administratoradgang til regnskabsprogrammet.
  3. Giv den nye bogholder adgang til regnskabsprogram og bank. Brug personlige brugere, ikke delte adgangskoder.
  4. Få en liste over faste aftaler: abonnementer, leverandører, lån, leasing og periodiseringer.
  5. Aftal, hvor bilag skal sendes hen fra skæringsdatoen, og giv leverandører besked, hvis bilag i dag sendes direkte til den gamle bogholder.

Ved skæringstidspunktet

  1. Få banken afstemt til og med skæringsdatoen (se bankafstemning i e-conomic).
  2. Få en oversigt over åbne poster: ubetalte fakturaer, manglende bilag og posteringer, der står på en mellemregning.
  3. Få bekræftet, hvilke momsperioder der er angivet, og hvem der angiver den næste.
  4. Få kontoplanen og eventuelle faste konteringsregler forklaret, så den nye bogholder kan fortsætte på samme måde.

Efter skæringstidspunktet

  1. Fjern den gamle bogholders adgang til regnskabsprogram og bank.
  2. Kontrollér, at bilag og registreringer fra de seneste 5 regnskabsår kan findes.
  3. Opdatér beskrivelsen af jeres bogføringsprocedurer, hvis I skal have en (se nedenfor).
  4. Giv revisor besked om, hvem der bogfører fremover.

Det siger bogføringsloven

Et skift ændrer ikke på, hvem der har pligten til at bogføre. Det har din virksomhed. Tre regler er værd at kende, når bogføringen skifter hænder:

  • Løbende registrering. Alle transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt (§ 7). Et skift må derfor ikke efterlade en periode, hvor ingen bogfører.
  • Opbevaring i 5 år. Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (§ 12). Det gælder også materiale fra tiden hos den gamle bogholder.
  • Beskrivelse af procedurer. Virksomheder, der skal aflægge årsrapport, eller som har haft en nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk, skal have en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer, herunder hvilke medarbejdere der er ansvarlige (§ 6). Skifter I bogholder, bør beskrivelsen opdateres.

Bogfører en anden virksomhed for dig, skal den følge de samme krav til digital bogføring, som gælder for din virksomhed (§ 17). Læs mere om krav til bilag og bogføring.

Skift til &numbers

Hos &numbers bogfører vi i dit eget e-conomic. Bruger du allerede e-conomic, skal der derfor ikke flyttes data, og du beholder adgangen til alt, også hvis aftalen ophører. Opstarten har tre trin: et introduktionsmøde på 30 minutter, en afklaring af dit setup og adgang til e-conomic og banken én gang. Hvordan overgangen fra din nuværende bogholder skal foregå, og hvor lang tid opstarten tager, aftaler vi, når vi kender jeres setup. Bruger du ikke e-conomic, så tag det med til mødet.

Vi forventer at lancere i Q1 2027. Se, hvad det betyder at have en ekstern bogholder hos &numbers, og hvordan prisen bliver sat. Står du stadig og skal vælge, så læs sådan vælger du bogholder.

Kilder

Spørgsmål og svar

Hvornår er det bedst at skifte bogholder?

Et naturligt skæringstidspunkt er, når en momsperiode er afsluttet og afstemt, eller når et nyt regnskabsår begynder. Så er det tydeligt, hvem der har bogført hvad. Du kan godt skifte midt i en periode, men så skal det aftales præcist, hvem der bogfører, afstemmer og angiver moms for perioden.

Kan vi skifte fra vores nuværende bogholder?

Ja. Bruger I e-conomic, bliver bogføringen i jeres eget system, så der skal ikke flyttes data. Hvordan overgangen fra jeres nuværende bogholder skal foregå, aftaler vi på introduktionsmødet.

Hvad sker der med vores e-conomic, hvis vi stopper?

Bogføringen bliver i jeres eget e-conomic. Når aftalen ophører, lukker vi vores adgange, og I har stadig adgang til alt.

Vi bruger ikke e-conomic. Kan I stadig hjælpe?

Vi starter med e-conomic og din bank, og vi lover ikke integrationer, vi ikke har. Bruger I et andet system, så tag det med til introduktionsmødet, så ser vi på det sammen.

Er der binding?

Aftalen løber, indtil den bliver opsagt. Begge parter kan opsige den med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Bogføringen bliver i dit eget e-conomic, når aftalen ophører.

Vil du se, hvordan &numbers håndterer det i din bogføring? Book et uforpligtende møde på 30 minutter.

Book en snak