Automatisering med menneskelig kontrol

Løbende bogføring består af mange små beslutninger. Hvilket bilag hører til hvilken betaling? Hvilken konto skal udgiften på? Hvilken momskode gælder? De fleste af beslutningerne er rutine. Nogle få er det ikke. Automatisering med menneskelig kontrol bygger på den forskel: maskinen tager rutinen, og mennesker tager det, der kræver vurdering.

Her beskriver vi, hvordan det fungerer hos &numbers, og hvorfor en månedlig gennemgang stadig er nødvendig.

Fra bankbetaling til bogført postering

Hos &numbers foregår bogføringen i kundens eget e-conomic. Arbejdet består af fire trin:

1. En AI-model matcher bankbetalinger med de bilag, der hører til.
2. Modellen sætter konto og moms på hver postering.
3. Banken afstemmes, så bogføringen og kontoudtoget stemmer overens.
4. Posteringer, modellen er usikker på, sendes til et team af mennesker, som tager stilling til dem, før de tæller med i bogføringen.

Bogføringen og tallene ligger dermed i kundens eget e-conomic.

Sikkerhed pr. postering

Det centrale i modellen er, at usikkerheden vurderes for hver enkelt postering og ikke for bogføringen som helhed. En leverandørfaktura, der ligner de foregående tolv måneder, er en anden opgave end en betaling uden tekst og uden bilag.

Når modellen er sikker, bliver posteringen behandlet automatisk. Når den er usikker, går posteringen videre til en person. På den måde bruges menneskers tid på de posteringer, hvor der er noget at tage stilling til.

Det betyder også, at automatisering ikke er et spørgsmål om alt eller intet. En virksomhed med få, faste leverandører vil typisk have færre usikre posteringer end en virksomhed, der skifter leverandører ofte eller har mange særlige transaktioner.

Hvad der typisk sendes til gennemsyn

Nogle typer posteringer er svære at afgøre ud fra bankdata og bilag alene. Det gælder blandt andet:

• Overførsler uden tekst. En betaling på et rundt beløb til en privat konto kan være løn, et udlæg, et lån eller en fejl. Uden tekst eller bilag kan det ikke afgøres med sikkerhed.
• Uklar moms. Et restaurantbesøg kan være et forretningsmåltid, et personalearrangement, et måltid på en rejse eller et privat måltid. Det har betydning for momsfradraget og for det skattemæssige fradrag. Et abonnement fra en udenlandsk leverandør kan kræve, at der beregnes dansk moms efter reglerne om omvendt betalingspligt.
• Nye leverandører. Første gang en leverandør optræder, er der ingen historik at sammenligne med. Det er især her, at kontovalget skal vurderes.
• Betalinger uden bilag. Bogføringen skal kunne dokumenteres med bilag. Mangler bilaget, skal det findes.
• Beløb, der ikke passer. Delbetalinger, samlede betalinger af flere fakturaer og betalinger i fremmed valuta kræver ofte, at nogen ser på dem.

Listen er ikke udtømmende. Hvad der ender til gennemsyn, afhænger af modellens vurdering af den konkrete postering.

Hvorfor den månedlige gennemgang stadig er vigtig

Selv når hver enkelt postering er behandlet, kan der være fejl, som først bliver synlige, når man ser på helheden. Hos &numbers gennemgår teamet derfor hele bogføringen hver måned, også de posteringer, der er behandlet automatisk. Gennemgangen fanger andre typer fejl end kontrollen af den enkelte postering, fx:

• en udgift, der er bogført konsekvent forkert hver måned
• en saldo på en konto, der ikke giver mening
• bevægelser, der afviger fra det normale for virksomheden
• poster, der står åbne og burde være afstemt.

Den månedlige gennemgang betyder også, at fejl bliver fundet tæt på, at de opstod. Det er lettere at rette en forkert kontering i september end ved årsafslutningen, og det giver et mere retvisende grundlag for momsangivelsen. Se også, hvad en månedsafslutning indeholder.

Spørgsmål til tallene

Bogføring er kun nyttig, hvis man kan bruge tallene. Kunder hos &numbers kan stille spørgsmål om deres bogførte tal i Slack. Det kan være spørgsmål som, hvad virksomheden har brugt på software i år, eller hvorfor en bestemt udgift er bogført, som den er.

Rollefordelingen

Automatisering ændrer ikke på, at bogføringen skal være korrekt og dokumenteret. Formålet med at kombinere en model med menneskelig kontrol er at bruge hver del til det, den er bedst til. Modellen håndterer mængden og gentagelserne. Mennesker håndterer undtagelserne og vurderer helheden.

Se hele metoden på siden om AI-bogføring med menneskelig kontrol, og læs, hvad AI kan og ikke kan, i kan AI lave min bogføring. Læs mere om kravene til bilag i artiklen om krav til bilag og bogføring, og om moms på udenlandske abonnementer i artiklen om omvendt betalingspligt.