Outsourcing af bogholderi: fordele og ulemper

Kort svar: Outsourcing af bogholderi betyder, at en ekstern bogholder eller bogholderivirksomhed laver din løbende bogføring mod en timepris eller en fast månedspris. Fordelen er, at arbejdet kommer ud af huset, og at bogføringen ikke afhænger af én person. Ulempen er, at du skal aftale, hvordan bilag og spørgsmål kommer frem, og at ansvaret stadig er dit.

Artiklen er til dig, der overvejer at få bogføringen lavet uden for virksomheden. Vi gennemgår fordele og ulemper side om side, hvornår det giver mening, og hvornår det ikke gør.

Fordele og ulemper ved outsourcing

Tabellen gælder outsourcing generelt. Hvor stor en fordel eller ulempe er, afhænger af den konkrete aftale. Derfor er det aftalen, du skal sammenligne, ikke kun prisen.

Hvornår giver det mening

Outsourcing passer typisk til virksomheder, hvor mindst ét af disse forhold gælder:

• Bogføringen tager tid fra driften, fx fordi ejeren selv gør den om aftenen.
• Der er ikke opgaver nok til en fastansat bogholder.
• Kun én person kender bogføringen, og den går i stå, når personen er væk.
• Tallene kommer for sent til at kunne bruges, fordi bogføringen laves samlet og bagud.

Hvornår giver det ikke mening

Outsourcing er ikke altid det rigtige. Det kan være bedre at blive ved med det, I har, hvis:

• I har meget få bilag og tid til at bogføre selv i et regnskabsprogram.
• I har en intern bogholder, der også løser andre opgaver i huset, som ikke kan sendes ud.
• Bogføringen kræver daglig kontakt med driften, som ikke kan klares skriftligt eller på et møde.

Mange vælger en mellemvej: den løbende bogføring sendes ud, mens fx fakturering og godkendelse af regninger bliver i huset.

Det skal du stadig selv

Bogføringsloven pålægger virksomheden selv at registrere sine transaktioner og opbevare regnskabsmaterialet (§ 5). Det gælder også, når en anden gør arbejdet. Den, der bogfører for andre virksomheder, skal følge de samme krav til digital bogføring som virksomheden selv (§ 17). I praksis betyder det, at du skal:

• sørge for, at bilag og oplysninger kommer ind, så transaktioner kan registreres snarest muligt (§ 7)
• svare, når bogholderen spørger til en postering
• sikre, at du har adgang til regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af regnskabsåret (§ 12), også hvis aftalen stopper.

Læs mere i artiklen om krav til bilag og bogføring.

Sådan kommer du i gang

Start med at finde ud af, hvad du vil have ud af huset, og hvad der skal blive. Sammenlign derefter aftaler på de samme punkter: system, kontrol, pris, hvad der er med, adgang for revisor, data og opsigelse. Det gennemgår vi i sådan vælger du bogholder. Har du allerede en bogholder, finder du en tjekliste til overdragelsen i skift bogholder. Vil du vide mere om prisen, så læs hvad koster en bogholder.

Outsourcing hos &numbers

Hos &numbers outsourcer du den løbende bogføring, men den bliver i dit eget e-conomic. En AI-model kobler bilag til betalinger, sætter konto og moms og afstemmer banken hver dag. Det, modellen er i tvivl om, gennemgår vores team, før det tæller, og hver måned gennemgår vi hele bogføringen. Spørgsmål om dine bogførte tal kan du stille i Slack. Prisen er fast pr. måned og starter ved 2.000 kr./md. ekskl. moms, afhængigt af antallet af bilag. Årsrapport, revision, indberetninger og løn er ikke med, medmindre det er aftalt.

Vi forventer at lancere i Q1 2027. Læs mere om at få en ekstern bogholder hos &numbers.

Kilder

• Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring (bogføringsloven), §§ 5, 7, 12 og 17, set 13. oktober 2026

Spørgsmål og svar

Hvornår giver det mening at outsource bogholderiet?

Typisk når bogføringen tager tid fra driften, når der ikke er opgaver nok til en fastansat, eller når kun én person kender bogføringen. Har du meget få bilag og tid til at gøre det selv, kan det være nok at gøre det selv i et godt regnskabsprogram.

Hvad er ulemperne ved at outsource bogholderiet?

Bogholderen sidder ikke ved siden af dig, så I skal aftale, hvordan bilag og spørgsmål kommer frem. Ansvaret for bogføringen bliver hos din virksomhed. Og du betaler en fast pris hver måned, også i måneder med få bilag. Derfor bør du vide præcist, hvad der er med i prisen, og hvordan aftalen opsiges.

Hvem har ansvaret for bogføringen, når den er outsourcet?

Det har din virksomhed stadig. Efter bogføringsloven er det virksomheden selv, der skal registrere sine transaktioner og opbevare regnskabsmaterialet, også når en anden bogfører. Derfor arbejder vi i dit eget e-conomic, hvor du har adgang til alt.

Hvem kan se vores data?

Dine data ligger i dit eget beskyttede område, adskilt fra andre kunders. Kun du og de medarbejdere hos os, der arbejder med din bogføring, har adgang.

Kan vores revisor få adgang?

Bogføringen ligger i jeres eget e-conomic, så jeres revisor kan arbejde med den, som de gør i dag.

Er der binding?

Aftalen løber, indtil den bliver opsagt. Begge parter kan opsige den med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Bogføringen bliver i dit eget e-conomic, når aftalen ophører.